З якими труднощами стикаються іноземці під час працевлаштування та легалізації після змін 2025 року і як діяти правильно?

З першого червня 2025 року у Польщі почав діяти оновлений порядок оформлення дозволів на роботу та видів на проживання для іноземних громадян. Мета реформи – прискорення та спрощення. Насправді — технічний хаос, подвійна робота та нереалізовані вимоги. Якщо ви іноземець, який хоче легально працювати, або роботодавець, який наймає іноземну робочу силу, ось що потрібно знати просто зараз — без зайвих слів, лише факти та покрокові дії.

Подання документів із цифровим підписом

Перше, що змінилося: всі документи подаються тільки онлайн, через єдиний портал mos.cudzoziemcy.gov.pl. Паперові заяви більше не ухвалюються. Друге — скасовано тест ринку праці, що справді спрощує життя роботодавцям. Третє — з’явилися нові обов’язки, які поки що неможливо виконати технічно. Саме тут виникають головні труднощі.

Проблема перша: електронний підпис потрібен навіть на скан паспорта
Система вимагає, щоб кожен файл, що прикріплюється — будь то копія паспорта, квитанція про оплату мита або трудовий договір — був завірений електронним підписом. Після цього потрібно ще раз підписати всю заяву. Це не помилка — це реальна вимога, яка викликає подив навіть у досвідчених юристів.

Алгоритм дій:
1. Створіть довірений профіль (profil zaufany) через програму mObywatel або поштою. Це безкоштовно та займає не більше 20 хвилин.
2. Підписуйте кожен документ відразу після сканування – не відкладайте.
3. Зберігайте копії всіх підписаних файлів у випадку, якщо система “злетить” або потребує повторного завантаження.
4. Якщо у вас немає можливості використовувати підпис – домовтеся з роботодавцем або довіртеся юристу, який зможе підписати документи за вас.

Вступ до польських вузів та поліціальніх шкіл: короткий практичний гід

Проблема друга: мають зробити те, чого зробити не можна
Закон зобов’язує роботодавця завантажити до системи скан підписаного трудового договору до першого робочого дня іноземця. Звучить логічно. Але технічна можливість зробити це з’явилася лише у серпні 2025 року — через два місяці після набрання чинності законом. Те саме зі звітністю: якщо працівник не вийшов на роботу, звільнився або взяв тривалу відпустку — треба повідомити це через портал. Але функція звітності досі не працює коректно.

Алгоритм дій:
1. Перевірте, чи доступна потрібна функція в системі прямо зараз — не покладайтеся на старі вказівки.
2. Якщо функції немає — надішліть повідомлення у паперовому вигляді до воєводського офісу та збережіть квитанцію про відправку.
3. Слідкуйте за оновленнями на офіційному порталі – функціонал додається поступово.
4. Не ігноруйте вимоги, навіть якщо система “мовчить”, обов’язок повідомити про подію зберігається.

Проблема третя: подавати треба двічі — у центральній та місцевій системі
Незважаючи на створення єдиного порталу, у деяких воєводствах, включаючи Варшаву, Вроцлав та Познань, як і раніше, діють місцеві системи. Це означає, що одну й ту саму заяву треба подавати двічі. Цифровізація, яка мала заощадити час, навпаки, його подвоює.

Алгоритм дій:
1. Уточніть у своєму воєводстві, чи потрібне дублювання — не всі регіони ще перейшли на єдиний стандарт.
2. Подайте заяву через mos.cudzoziemcy.gov.pl – це основний та обов’язковий канал.
3. Якщо місцева система все ще активна, повторіть подачу там, але збережіть підтвердження відправлення в обох системах.
4. Слідкуйте за новинами: з серпня 2025 року влада поетапно відключає місцеві системи. Ваш регіон може бути наступним.

ZUS та соціальні мережі: як не потрапити у пастку лікарняного

Що кажуть ті, хто працює із системою щодня

HR-фахівці та юристи, які консультують сотні компаній, зазначають: закон написаний із добрими намірами, але впроваджений без технічної готовності. Роботодавці змушені перебудовувати внутрішні процеси, наймати додаткових співробітників, витрачати час навчання. Іноземці втрачають тижні через помилки у підписах або непрацюючих форм. Але головне – не панікувати. Система поступово стабілізується. Головне – діяти послідовно, зберігати копії всіх документів та не відкладати подачу “на потім”.

Цифровізація – це не ворог, а інструмент. Сьогодні він недосконалий, але завтра стане надійним помічником. Ваше завдання – навчитися ним користуватися вже зараз.

Список джерел:
Офіційний портал Управління у справах іноземців Республіки Польща
Закон про умови допуску до виконання робіт іноземцями на території Республіки Польща (редакція від 1 червня 2025 року)
Інтерв’ю та аналітичні матеріали фахівців HR-агентств та юридичних консультантів, які працюють з іноземними громадянами
Проект поправок до Закону про іноземців, ухвалений Радою міністрів РП 5 серпня 2025 року

Oleksii Halitskyi