Як подати документи на польську візу поштою в Україні. Поради

VFS спільно з Посольством Республіки Польща в Києві та іншими консульствами у Харкові, Львові, Одесі, Луцьку та Вінниці організовує спеціальну «Послугу подачі документів у форматі поштового відправлення», що дозволить Вам зручно подати заяву на візу за посередництвом поштового сервісу.

Важливо: спеціальна «Послуга подачі документів у форматі поштового відправлення» доступна лише для громадян України, які хочуть подати заяву на отримання національної візи до Польщі. Іноземним громадянам та Клієнтам, які бажають подати заявку на отримання шенгенської візи, потрібно подавати документи до Пункту прийому візових анкет.

Процес подачі документів у форматі поштового відправлення

Громадяни України, які хочуть подати заяву на отримання національної візи до Польщі, тепер зможуть подати свою заяву на отримання візи через спеціальну «Послугу подачі документів у форматі поштового відправлення» через кур’єрську компанію «Нова Пошта» за умови виконання зазначеного нижче процесу.

Будь ласка, ознайомтесь з покроковим процесом, якого слід дотримуватися, щоб подати заяву на отримання візи.

Крок 1. Визначте свою правомочність подати заяву на отримання візи до Польщі

Кожен громадянин України, який має дійсне запрошення на роботу / навчання до Польщі, або має підтверджуючі документи про ведення власної господарської діяльності в Польщі, має право подати заявку на отримання національної візи.

Крок 2. Здійсніть попередню оплату сервісного збору за послуги ППВА, обравши один із наведених нижче способів:

Увага! Оплата консультаційної послуги (сервісного збору) свідчить про те, що Замовник (Клієнт) підтверджує прийняття (акцепт) Пропозиції (оферти) на укладання договору про надання послуг товариством з обмеженою відповідальністю «Ві Еф Консалтінг Сервісиз» (надалі — «Договір») у розумінні ч. 2 ст. 642 Цивільного кодексу України на умовах, які затверджені протоколом дирекції та наказом генерального директора ТОВ «ВІ ЕФ КОНСАЛТІНГ СЕРВІСИЗ», які оприлюдненні на сайті https://www.vfsglobal.com/region/ukraine/ або за посиланням — натисніть тут.

Оплата сервісного збору свідчить про повне розуміння Клієнтом змісту Договору, значень термінів і всіх його умов.

Як здійснити опалату через КредоБанк або ПриватБанк?

Онлайн на офіційному веб-сайті КредоБанку або на офіційному веб-сайті / через мобільний додаток ПриватБанку у додатку «Приват24».

Здійснити оплату онлайн через КредоБанк можуть як клієнти банку, так і інші особи, які не являються клієнтами даного банку. На веб-сторінці «Оформлення заявки на оплату сервісного збору Візового Центру» потрібно натиснути на кнопку «Оплатити онлайн».

Здійснити оплату онлайн через «Приват24» можуть лише клієнти ПриватБанку та лише індивідуальну оплату особисто для себе (виключення становить оплата одним з батьків за неповнолітню дитину (до 18 років).

Якщо Ви плануєте подавати документи одночасно разом з чоловіком/дружиною та/або з неповнолітніми дітьми (в один день в одному ППВА) і бажаєте здійснити групову (сімейну) оплату (не більше 5 осіб), тоді Вам потрібно звернутись до відділення ПриватБанку і здійснити оплату в касі банку, так як у «Приват24» опція здійснення групової оплати відсутня.

У додатку «Приват24» у Вашому особистому аккаунті у розділі «Платежі» в полі «Новий платіж» потрібно вказати «VFS» і натиснути кнопку «Пошук».

Увага! Здійснити оплату онлайн через «Приват24» можуть лише клієнти ПриватБанку і якщо під час подачі документів у ППВА, перевіряючи банківську квитанцію оплати сервісного збору, працівником ППВА буде виявлено, що прізвище та ім’я платника відрізняється від прізвища та імені особи, яка подає документи на візу — документи не будуть прийняті у ППВА і доведеться знову здійснювати оплату сервісного збору та повторно реєструватися до ППВА.

У відділенні КредоБанку (адреси відділень — натисніть тут), або Ідея Банку (адреси відділень — натисніть тут) або ПриватБанку (адреси відділень — натисніть тут) на підставі оригіналу Вашого закордонного паспорту, оплатіть сервісний збір (для оримання інформації про актуальну вартість послуги ППВА натисніть тут). У випадку здійснення оплати за члена подружжя / неповнолітніх дітей, надайте оригінали документів, що підтверджують родинні зв’язки та їхні закордонні паспорти.

Під час здійснення оплати необхідно:

1. Вказати актуальний номер Вашого особистого телефону.

2. Обрати ППВА, до якого будете подавати документи (відповідно до Консульського округу згідно з Вашою реєстрацією місця проживання (пропискою).

3. Вказати спосіб подачі документів — у форматі «Поштового відправлення» (за допомогою кур’єрської фірми «Нова Пошта»).

Після здійснення оплати Ви отримаєте квитанцію з унікальним кодом PTN для реєстрації.

Крок 3. Підготуйте пакет документів згідно з контрольним списком та роздрукуйте його.

Увага! Прохання висилати Новою Поштою оригінали тільки дійсних закордонних паспортів, запрошення та заповнену анкету. Всі інші документи прохання висилати тільки читабельні копії (страхівка, український паспорт, витяги, ID картки, свідоцтва тощо).

Перш ніж подати документи у форматі поштового відправлення, будь ласка, прочитайте та роздрукуйте список усіх необхідних документів¸поданих нижче, та переконайтесь, що вони відповідають усім вимогам Консульства.

Документи подані до ППВА поштою, будуть передані до Консульських установ, у тому стані в якому їх отримали у Пункті Прийому Візових Анкет.

Візовий центр не повідомлятиме вас про будь-які недоліки поданої візової заяви та не вимагатиме їх донесення.

Зверніть увагу, що відсутність будь-яких підтверджуючих документів може призвезти до відмови у видачі візи.

з метою праці – натисніть тут
з метою навчання/наукових досліджень/стажування/волонтерства – натисніть тут
з метою отримання візи для власників Карти Поляка – натисніть тут
Завантажити Декларацію власника Карти Поляка – натисніть тут
з метою отримання візи для членів правління фірми в Польщі – натисніть тут

Завантажте, роздрукуйте в 2-х екземплярах та підпишіть наведений нижче документ:

Акт наданих послуг – натисніть тут, щоб завантажити документ
Приклад заповненого Акту – натисніть тут
Підготуйте комплект документів, як зазначено у контрольному списку. Дуже важливо мати усі документи, які дозволяють нам обробити Вашу заяву на отримання візи.
При подачі документів на нову візу у разі потреби ануляції ще діючої візи, потрібно долучити до пакету документів заповнену та підписану клієнтом заяву на ануляцію діючої візи. Завантажити та роздрукувати бланк заяви на ануляцію діючої візи – натисніть тут.

Приклад комплекту документів та вимог до кожного документу відповідно до контрольного списку – натисніть тут

Якщо будь-який документ відсутній, ми не зможемо опрацювати Вашу заяву на отримання візи, отже, просимо Вас забезпечити наявність усіх документів, необхідних для оформлення візи.

Крок 4. Очікуйте дзвінок з Колл-центру та підтвердіть дату реєстрації

На наступний робочий день після здійснення оплати, отриманий банківський код (PTN) буде активований через систему реєстрації. Статус банківського коду (PTN) можна перевірити за посиланням.

Автоматична система реєстрації призначить Вам дату й часу подачі документів, в залежності від наявності вільних місць, але не раніше ніж 8 днів від дня оплати. Зверніть увагу, що оператори колл-центру не впливають на призначені системою дату і час, і не можуть їх коригувати чи змінювати.

Коли оператор з Вами зв’яжеться, він поінформує про автоматично зарезервовану дату відправлення документів у найближчому для Вас відділенні «Нової Пошти». На підставі Вашої згоди оператор затвердить дату подачі в системі. У зазначений час Вам необхідно буде особисто відправити документи.

Крок 5. Передача документів кур’єру «Нова Пошта»

Відправте ваші документи до ППВА в автоматично призначений день. Зауважте, надсилання заяви на візу в іншу дату, крім зазначеної кол-центром, може призвести до продовження терміну розгляду заявки до 45 днів. ППВА не несе відповідальності за період обробки заявок, надісланих на іншу дату, ніж зазначена в кол-центрі.

Ви можете передати документи лише у визначені офіси «Нової Пошти».

Інструкція, як подати заявку на отримання візи до «Нової Пошти»:

Запакуйте всі свої документи в конверт і обережно запечатайте конверт, щоб документи надійно надійшли до Пункту прийому візових анкет.
Упакуйте свої документи в конверт обережно, щоб вони не пошкодились під час пересилки або відкриття конверта.
Не скріплюйте документ або конверт стиплером, а заклейте його лише хорошим клеєм, оскільки скріплення конверта може призвести до пошкодження документів.
Після упаковки документів перевірте найближчий офіс «Нової Пошти» зі списку — натиснути тут, щоб отримати список визначених відділень «Нової пошти».

Запишіть адресу відділення «Нової Пошти», куди потрібно надіслати заяву на отримання візи відповідно до того, до якого ППВА Ви хотіли би подати документи згідно з Вашою пропискою:

Якщо Ви зареєстровані у Київській, Черкаській, Чернігівській чи Кіровоградській області —

Відділення № 128: м. Київ, Спортивна площа 1а

Відділення № 17: м. Кропивницький, вул. Велика (Верхня) Пермська, 8ж

Якщо Ви зареєстровані у Харківській, Дніпропетровській, Полтавській, Сумській, Донецькій, Луганській чи Запорізькій області —

Відділення № 6: м. Харків, вул. Академіка Павлова, 120

Відділення № 32: м. Дніпро, вул. Володимира Вернадського, 10

Відділення № 33: м. Запоріжжя, вул. Сталеварів, 21

Якщо Ви зареєстровані у Львівській, Івано-Франківській чи Закарпатській області —

Відділення № 75: м. Львів, вул. Газова, 5а

Відділення № 6: м. Івано-Франківськ, вул. Надрічна, 2а

Відділення № 4: м. Ужгород, вул. Капушанська, 168

Якщо Ви зареєстровані у Рівненській, Волинській чи Тернопільській області — Відділення № 11: м. Луцьк, вул. Кривий Вал, 24

Відділення № 5: м. Рівне, просп. Миру, 12

Відділення № 8: м. Тернопіль, вул. Медова, 6

Якщо Ви зареєстровані в Одеській, Миколаївській, Херсонській області чи на території Криму —

Відділення № 22: м. Одеса, вул. Єврейська, 1

Відділення № 20: м. Херсон, просп. Ушакова, 62

Якщо Ви зареєстровані у Хмельницькій, Вінницькій, Житомирській чи Чернівецькій області —

Відділення № 12: м. Вінниця, вул. Пирогова, 31

Відділення № 22: м. Хмельницький, вул. Шевченка, 11

Відділення № 24: м. Житомир, вул. Перемоги, 12

Відділення № 23: м. Чернівці, вул. Братів Руснаків, 12

Після того, як пакет документів буде запечатаний і готовий до подачі, зверніться у відповідне відділення «Нової Пошти» у призначений вам день.

Повідомте працівника «Нової Пошти» про те, що Вам потрібно надіслати документи на конкретну адресу відділення «Нової Пошти»

Оберіть опцію оплати за послугу: виключно за Комплекс логістичних послуг у розмірі 460 грн. за Комплекс логістичних послуг та SMS-інформування про стан ваших документів або 400 грн за Комплекс логістичних послуг

Здійснюючи оплату за Комплекс логістичних послуг, Ви можете одразу оплатити 60 грн. за додаткову послугу «SMS-інформування», за допомогою якої Ви отримаєте інформацію про стан Вашого паспорта після розгляду Консульською установою без необхідності перевіряти самостійно на сайті. Отримавши Ваші документи з Консульської установи після розгляду візової заявки, ППВА надішле Вам на номер Вашого мобільного телефону SMS-повідомлення про готовність Ваших документів.

Щоб оплатити послуги, будь ласка, завантажте та роздрукуйте реквізити — натисніть тут, щоб завантажити реквізити для оплати.

Оплата за Комплекс логістичних послуг включає послуну кур’єра для надсилання Ваших документів до Пункту прийому візових анкет та отримання паспорту назад.

Важливо: обов’язково додайте у конверт квитанцію про оплату 400 грн. (або 460 грн. разом з послугою SMS-інформування). Якщо ППВА отримає Ваші документи без квитанції про сплату 400 грн. (460 грн.), Ваші документи не зможуть бути прийняті в роботу.

Увага! У пакеті документів, який надсилається до ППВА, повинні знаходитись виключно документи згідно контрольного списку. Надсилати готівкові кошти разом з документами ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ. Якщо ППВА отримає конверт з документами, в якому будуть знаходитись гроші, документи не будуть прийняті ППВА і будуть одразу відправлені назад клієнту без розгляду та обробки.

Вам нададуть форму для підтвердження адреси відділення «Нової пошти» зі списку PDF, де Ви хочете отримати паспорт. В ідеалі — це має бути те саме відділення, звідки Ви надсилаєте свої документи до Пункту прийому візових анкет.

Після оплати, вам буде видано квитанцію про оплату і Ваш пакет документів буде відправлено до Пункту прийому візових анкет для подальшої обробки.

Якщо всупереч інструкцій Клієнт не надіслав до Пункту прийому візових анкет всі необхідні документи для передачі у Консульство, Клієнт повинен додатково надіслати до Пункту прийому візових анкет бракуючі документи за додаткову плату згідно тарифів «Нової пошти». Додаткові документи потрібно відправити до Пункту прийому візових анкет на теж саме відділення «Нової пошти», на яке були попередньо надіслані документи.

Зауважте, надсилання заяви на візу в іншу дату, крім зазначеної кол-центром, може призвести до продовження терміну розгляду заявки до 45 днів. ППВА не несе відповідальності за період обробки заявок, надісланих в іншу дату, ніж зазначена в кол-центрі, або якщо пакет документів неповний.

Крок 5. Опрацювання Вашої заявки на візу Консульською установою

Пункт прийому візових анкет отримає Ваші документи на отримання візи від «Нової Пошти». Вам буде повідомлено про статус Вашої заявки та Ви зможете самостійно відстежувати стан Вашої заявки через додаток «Нова Пошта» або веб-сайт.
Документи подані до ППВА поштою, будуть передані до Консульських установ, у тому стані в якому їх отримали у Пункті Прийому Візових Анкет.
Візовий центр не повідомлятиме вас про будь-які недоліки поданої візової заяви та не вимагатиме їх донесення.
Зверніть увагу, що відсутність будь-яких підтверджуючих документів може призвезти до відмови у видачі візи.
Консульська установа буде розглядати Вашу заяву на отримання візи та після завершення процесу розгляду Ваш паспорт та інші оригінальні документи (наприклад, запрошення) буде передано до Пункту прйому візових анкет.
Отримані документи буде опрацьовано у Пункті прийому візових анкет для організації доставки Вам документів через «Нову Пошту» за адресою, яку Ви раніше підтвердили для отримання паспорта.
Ви отримаєте сповіщення від «Нової Пошти» про доставку паспорта в конкретну дату та у обраному відділенні «Нової Пошти».
Вам не потрібно платити будь-які збори за доставку паспорта, оскільки вони вже оплачені.