Йдеться у цій статті виключно про документи про освіту, здобуті в українських навчальних закладах. Використовувати цю методику для апостилювання іншого типу документів (зокрема свідоцтв, виданих РАГС/РАЦС) неможливо.

Хто може подати заявку на дистанційний апостиль?

Щоб громадянину України подати заявку на дистанційне отримання апостилю на документи про освіту, необхідно відповідати таким вимогам:

• Заявник має бути повнолітньою особою з чинним паспортом.
• Заявник повинен створювати одну загальну заявку для всіх документів, які він планує подати. Наприклад, для атестата/диплома та додатку до нього не потрібно створювати різні заявки.
• Усі документи, які планується подати, потрібно прикріпити до однієї заявки, крок за кроком заповнивши інформацію про кожного з них та прикріпивши відповідні скан-копії.
• Заявник повинен створювати заявку від свого імені, а не від імені власника документів, якщо подача здійснюється для своїх документів. Наприклад, якщо заявник хоче подати два комплекти документів різних власників, не потрібно створювати дві різні заявки від імені власників.
• Наведене у заявці ім’я власника документів має співпадати з ім’ям, зазначеним у документі (українською мовою).
• Якщо заявник (і власник документів одночасно) змінив прізвище після отримання освітнього документа, він повинен створити заявку на нинішнє прізвище (за паспортом), а при заповненні інформації про документи вказати прізвище за документом.

Технічні вимоги до скан-копій документів для апостілю

Ще один крок – підготовка скан-копій документів, які будуть надіслані для апостілю. При розгляді копій вся увага приділяється реквізитам документа (назві документа, серійному номеру, даті видачі та підписам, ПІБ власника). Тому надання сторінок, які містять цю інформацію, є обов’язковим. Скан-копії повинні бути кольоровими та читабельними (роздільна здатність при скануванні – 200–300 dpi).

Якщо сканувати можливості немає, фотографії документів теж приймаються, проте лише за умови відповідності зазначеним вимогам зображення. Формат зображення: .jpg та .jpeg. Розмір кожного файлу не більше 1 Мб. Скан-копії документів – це єдиний засіб визначити терміни та можливість їх обробки. Тому до питання потрібно підійти з усією відповідальністю, щоб не марнувати час.

За скан-копіями для дистанційної подачі здійснюється лише попередній аналіз документів. Далі потрібно буде надіслати оригінали. Але без цих копій розпочати процес буде неможливо.

Вибір кур’єрської служби

Оригінали документів потрібно буде надіслати через кур’єрську доставку на українську адресу. Це питання знаходиться у сфері відповідальності заявника. Проживаючи у Польщі, варто заздалегідь підібрати таку компанію, з’ясувати умови її роботи, ціни тощо.

Як отримати апостиль на українські документи про освіту?

Усі інструкції, а також документи, необхідні для оплати та заповнення заявник отримає від оператора, листування з яким здійснюється через особистий кабінет. Тільки після проходження всіх зазначених етапів можна надсилати документи до роботи. Подавати документи може не лише їхній власник. Це може зробити інша особа без нотаріально завіреного доручення.

1. Реєстрація та формування заявки Якщо особистий кабінет у цій системі раніше не створювався, потрібно пройти реєстрацію. Для цього виконайте інструкцію на офіційній сторінці даної послуги. Авторизуйтесь на сторінці Центру. Перейдіть до особистого кабінету та почніть створення заявки на дистанційну подачу. Дотримуючись підказок, заповніть у заявці необхідні поля. Якщо під час заповнення заявки виникнуть запитання, їх можна одразу поставити у телефонному режимі (повідомлення не надісланої на обробку заявки оператору не надходять). Після надсилання заявки оператор реагує на неї протягом 1–3 робочих днів. Некоректно оформлена заявка на роботу не береться.
2. Визначення зроків та вартості замовлення Протягом зазначеного терміну в особистий документ надійде відповідь спеціаліста. Зокрема, буде зазначено: на правильність оформлення надісланої заявки; можливі терміни опрацювання документів. Подивитися повідомлення можна, натиснувши конверт з непрочитаним повідомленням: Відповідь на вибрані терміни або уточнюючі питання потрібно надіслати оператору: На підставі вибраних термінів та послуг оператор сформує додаткові документи для заповнення, які увійдуть до пакета для надсилання, а також рахунок для оплати. Варто знати, що етап визначення часових інтервалів – це остання можливість внести коригування заявки (змінити кількість документів або перелік послуг у них). Після виставлення рахунку змінити неможливо.
3. Заповнення заяви та оплата замовлення Надісланий бланк заяви необхідно роздрукувати та сплатити рахунок. Ще раз звертаємо увагу, що документи надійдуть не електронною поштою, а в особистий кабінет. Переглянути заяви можна, натиснувши в доступних опціях навпроти заявки «Переглянути документи»: Разом із бланками оператор надішле інструкцію щодо їх заповнення. Уважно ознайомтеся із нею. Роздрукуйте документи, заповніть їх та надішліть на перевірку на вказану фахівцем електронну адресу. В особистий кабінет прийде сповіщення про коректність заповнення. Оплатити рахунок можна або онлайн в особистому кабінеті, або у банку за допомогою роздрукованої квитанції. У разі оплати онлайн квитанція для підтвердження оплати не потрібна, у разі оплати через банк їх потрібно зберегти, щоб на наступному етапі відправити разом з іншими документами.
4. Надсилання пакета документів Після перевірки заяв оператором надійде повідомлення про подальші дії, а саме надсилання пакета документів. Орієнтовний перелік документів для надсилання заявки на роботу наступний: оригінали освітніх документів для апостилювання; оригінали правильно заповнених заяв; оригінал платіжного документа, що підтверджує оплату (якщо вона була зроблена через банк). Список може змінюватись в залежності від обставин справи.

Сформований пакет документів слід надіслати обраною заявником кур’єрською службою безпосередньо на адресу: ДП «Інформаційно-іміджевий центр», вул. В’ячеслава Чорновола, 25, м. Київ, 01135, Україна.

Як тільки документи для проставлення апостилю дійдуть адресату, сповіщення про це з’явиться в особистому кабінеті. За інформацією на сайті постачальника послуг, робота з документами починається наступного дня після отримання повного пакету документів та оплати замовлення у повному обсязі.

Статус замовлення можна відстежувати або в особистому кабінеті або за контактними телефонами: +38 044 486 20 43, +38 044 486 25 43. При цьому в телефонному режимі запитати інформацію може лише заявник.